Mehr Zeitersparnis, mehr Transparenz
Digitale Personalakte
Ab dem 1. Januar 2027 wird die elektronische Bereitstellung von Lohn- und Gehaltsunterlagen für alle Unternehmen in Deutschland bindend. Der Experte Roman Galwas, Fachbereichsleiter IT-Systemlösungen bei der Hugo Hamann GmbH & Co. KG, gibt eine Einordnung, was Unternehmen beachten müssen.
Die digitale Personalakte wird im Jahr 2027 eingeführt. Was beinhaltet sie genau?
Die digitale Personalakte ist weit mehr als nur ein papierloses Archiv. Sie bündelt alle personalrelevanten Dokumente an einem Ort, etwa Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen, Bescheinigungen oder Lohnunterlagen. In der Praxis ist sie meistens Teil eines größeren HR-Systems und kann mit Workflows, Fristenmanagement, Zugriffsrechten und elektronischer Archivierung verbunden sein. Damit wird sie zu einem Werkzeug für strukturierte Personalprozesse und nicht nur zu einem Speicherort für Scans.
Welche Bausteine gehören zu einer digitalen Personalakte?
Zu den wichtigsten Bausteinen zählen die digitale Ablage, eine Suchfunktion, Rollen- und Rechtekonzepte sowie eine revisionssichere Archivierung. Häufig kommen außerdem automatisierte Workflows hinzu, zum Beispiel für Freigaben, Dokumentenprüfung oder Onboardingprozesse. Je nach Software lässt sich die Personalakte auch mit Lohnabrechnung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung oder Bewerbermanagement verknüpfen.
Was sind die Vorteile der digitalen Personalakte?
Der größte Vorteil ist die deutliche Zeitersparnis: Unterlagen lassen sich schneller finden, bearbeiten und freigeben. Außerdem reduziert die digitale Akte den Papieraufwand, schafft mehr Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und anderen Abteilungen. Unternehmen profitieren zudem von klaren Zugriffsrechten, besserer Nachvollziehbarkeit und einer revisionssicheren Ablage, was gerade bei Prüfungen und internen Kontrollen wichtig ist.
Wie gehen Betriebe die Umstellung am besten an?
Betriebe sollten die Einführung als Projekt aufsetzen. Zunächst braucht es eine Bestandsaufnahme: Welche Akten gibt es, welche Dokumente müssen künftig digital vorliegen und welche Prozesse sollen sich verändern? Danach folgt die Auswahl einer geeigneten Software, die entweder cloudbasiert oder lokal betrieben werden kann, sowie die Entscheidung über notwendige Hardware wie Scanner, Arbeitsplätze und sichere Speicherlösungen.
Wichtig ist außerdem die schrittweise Migration. Neue Dokumente sollten ab einem Stichtag direkt digital erfasst werden, während Altakten nach Priorität eingescannt werden können. Parallel dazu sollten Mitarbeiter geschult und Testläufe durchgeführt werden, damit Zugriffe, Ablagen und Freigaben im Alltag funktionieren.
Für Unternehmen ist die digitale Personalakte nicht nur eine Modernisierungsfrage, sondern auch eine Frage der Rechtssicherheit und Arbeitsfähigkeit. Wer früh plant, kann Kosten, Aufwand und Risiken besser steuern. Wer abwartet, muss später unter Zeitdruck Prozesse, Technik und Datenschutz gleichzeitig neu ordnen.
Was gilt es hinsichtlich Datenschutz und rechtlicher Rahmenbedingungen zu beachten?
Die digitale Personalakte enthält hochsensible personenbezogene Daten und unterliegt deshalb der DSGVO sowie dem Bundesdatenschutzgesetz. Entscheidend sind ein klar definiertes Berechtigungskonzept, technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, die Protokollierung von Zugriffen und ein sauberes Lösch- und Aufbewahrungskonzept.
Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dafür eine rechtliche Grundlage besteht oder die Verarbeitung für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich ist. Hinzu kommt: Ab 1. Januar 2027 werden bestimmte lohn- und sozialversicherungsrelevante Unterlagen digital bereitgestellt werden müssen beziehungsweise wird die digitale Bereitstellung faktisch unverzichtbar sein. Für Unternehmen heißt das: Papierakten allein reichen künftig nicht mehr aus, wenn sie Prüf- und Nachweispflichten effizient erfüllen wollen.
Gibt es typische Fallstricke?
Ein häufiger Fehler ist, die Digitalisierung nur als Scanprojekt zu verstehen. Ohne saubere Struktur, klare Zuständigkeiten und ein durchdachtes Rechtekonzept entsteht schnell Chaos statt Effizienz. Problematisch sind auch unklare Aufbewahrungsfristen, fehlende Löschregeln und zu weit gefasste Zugriffe auf sensible Daten.
Ein weiterer Stolperstein ist die Technik: Wenn Software undHardware nicht aufeinander abgestimmt sind, stocken Prozesse oder es entstehen Sicherheitslücken. Ebenso kritisch ist mangelnde Akzeptanz in der Belegschaft, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu spät eingebunden oder unzureichend geschult werden.